Bienvenido a re-orientation! Esperamos que encuentres lo que buscas

Haciendo GTD con la aplicación Wunderlist parte 2. Etiquetado de las acciones

Continuando con GTD y Wunderlist; una vez visto como organizo las listas en la aplicación, veremos a continuación la nomenclatura específica que uso en el título de los ítems de éstas para que me brinden información relevante a la hora de acometer las acciones en cuestión.

Nomenclatura GTD para las acciones de las listas

El título de las acciones una vez procesadas, comienza con un conjunto de etiquetas, seguidos de una descripción breve de la acción. A su vez, la nomenclatura para las etiquetas está compuesta por algunas abreviaturas, letras, números, así como operadores numéricos.

La estructura que uso en el formato del título de una acción, una vez procesada, es la siguiente:

<Contexto de la acción> + espacio + <Tiempo estimado> + espacio + <Estimación de energía necesaria para llevarla a cabo> + espacio + <Área de responsabilidad> + espacio + <¿Es muy importante?> + espacio + <Código de proyecto si procede> + espacio + <Descripción de la acción>

En el caso de la acción que vimos anteriormente: @internet T:-10 E:B AR:PER TMI Pagar multa aparcamiento

La acción en curso es: Pagar multa aparcamiento
Y las etiquetas indican que:

  • El contexto es internet, es decir, necesito estar conectado a internet para poder llevarla a cabo.
  • Estimo que tardaría menos de 10 minutos en realizarla.
  • El nivel de Energía requerida es Bajo, por lo que no es una tarea que necesite especial concentración.
  • El área de responsabilidad es “Desarrollo Personal” (PER), no quiero volver a cometer el mismo error.
  • Está catalogada como “Tarea Muy Importante” (TMI), lo que significa que cuanto antes pague la multa, mejor.

Estructura de las etiquetas

Contextos de la acción

En general intento que todas las acciones encajen en el siguiente set de contextos, pero puedo tener más de un contexto para una acción si fuera necesario (lo que significaría que deben cumplirse ambos):

  • @casa
  • @oficina
  • @teléfono
  • @internet
  • @calle
  • @email

Por ejemplo, @teléfono significaría que para poder ejecutar la acción etiquetada, debo tener a mi disposición un teléfono. Los contextos son muy útiles para filtrar las acciones en función de donde estamos o de las herramientas de las que disponemos, en el momento en el que decidimos llevar a cabo las acciones. No tiene sentido filtrar por el contexto @oficina si estoy en @casa.

Tiempo estimado de ejecución de la acción

Aquí tengo cuatro categorías:

  • T:-10 Las tareas que duran entre 2 y 10 minutos aprox.
  • T:30 Las que duran entre 10 y 30 minutos
  • T:-60 Las que duran entre 30 y 60 minutos
  • T:+60 Las que duran más de 60 minutos

Siguiendo con el ejemplo del punto anterior, imaginaros que tengo un tiempo muerto de 30 minutos, si lo decido podría filtrar por el contexto @teléfono y T:-10 minutos para ver que tengo en curso, así aprovecho y hago esa llamada que podría tener pendiente.

Energía requerida para llevar a cabo la acción

  • E:A Alta
  • E:M Media
  • E:B Baja

Área de Responsabilidad asociada a la acción

Estas son las áreas de responsabilidad con las actualmente funciono:

  • AR:F Familia
  • AR:T Trabajo
  • AR:A Amigos
  • AR:PER Desarrollo Personal
  • AR:PRO Desarrollo Profesional

¿Es la acción Tarea Muy Importante?

Esta etiqueta la uso sólo cuando considero que una acción es de muy alta importancia (no confundir con urgencia). En caso de que una tareas no sea TMI, no se pone nada.

  • TMI: Tarea Muy Importante

¿La acción pertenece a un Proyecto?

En caso de que la acción pertenezca a un proyecto, con esta etiqueta se identifica al proyecto al que pertenece. La estructura de este tag es:

<Código de proyecto> = <Etiqueta de proyecto>+<índice de la acción>

El nombre del proyecto y la definición, están en la lista de Proyectos con el índice de tarea: 00. Toda el asunto que para ser lleva a cabo, necesite más de 3 acciones, es considerado un proyecto.

Vista de proyecto en Wunderlist

Por ejemplo, imaginaros que proceso el asunto “Planificar viaje a Australia”, y me doy cuenta que necesito solicitar las vacaciones en la empresa para la fecha estima da en la que quiero viajar, comprar los vuelos una vez aprobadas las vacaciones, reservar un hotel por internet, mirar las posibles rutas en el destino, etc. Podría considerar esta tarea compleja como un proyecto.

Entonces en el listado de proyectos tendré la acción: AU00 Viaje a Australia para el proyecto y en la lista de tareas activas pondré las dos primeras tareas del proyecto (no es necesario definir todas las acciones del proyecto de primeras, pero es muy importante que un proyecto tenga siempre al menos una acción activa). Las dos primeras acciones en este caso podrían ser:

  • @oficina T:-10 E:B AR:F AU01 Solicitar vacaciones del 01 al 30 septiembre (en el momento en que realice esta acción podría necesitar otra de tipo “esperar confirmación de RRHH” que iría a la lista de “Acciones en Espera de De…”).
  • @internet T:60 E:B AR:F AU02 Buscar-comprar billetes avión

Gracias a la organización de las etiquetas podemos, usando el buscador de la aplicación, ver en una única vista el proyecto y todas las tareas asociadas.

Buscando las tareas del proyecto Wunderlist

Terminos Tecnología: